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OJS im Überblick für Redaktionen

Open Journal Systems (OJS) ist eine Verwaltungs- und Publikationssoftware für wissenschaftliche Zeitschriften. Für die meisten Funktionen von OJS gibt es mehrere Optionen, im Folgenden wird das gängigste Modell von Open-Access-Zeitschriften erläutert.

Das passwortgeschützte Backend von OJS steht Herausgeber/innen und Redakteur/innen zur Verfügung.

Redaktionsbereich

  • Erstellung und Verwaltung von Journal-Ausgaben und Rubriken
  • Übersicht aller eingereichten Artikel
  • Organisation der Begutachtungsprozesse
  • Verwaltung redaktioneller Abläufe (Lektorat, Korrektorat, Satz)
  • Publikation von Artikeln und Ausgaben
  • Metadatenverwaltung (bibliographische Angaben, Schlagwörter)

Zeitschriftenverwaltung

  • Festlegung der Einreichungsmodalitäten für Autor/innen
  • Festlegung der Abläufe für Begutachtungen
  • Zugriff auf Statistiken und Berichte
  • Anpassung des Erscheinungsbilds der Zeitschrift
  • Verwaltung der Zeitschriften-Nutzer/innen
Nach einer einmaligen Registrierung stehen Autor/innen und Gutachter/innen spezifische Funktionen zur Verfügung.

Arbeitsbereich für Autor/innen

  • Online-Einreichung von Beiträgen (Upload von Texten, Daten und Metadaten)
  • Übersicht über Status der eigenen Beiträge
  • Kommunikation mit der Redaktion (Begutachtung, Überarbeitung, Freigabe)

Arbeitsbereich für Gutachter/innen

  • Annahme oder Ablehnung von Begutachtungsanfragen
  • Übersicht laufender Begutachtungen und Termine
  • Download der zu begutachtenden Beiträge, Upload der Gutachten
Der öffentlich sichtbare Zeitschriftenbereich von OJS ermöglicht Leser/innen den Zugang zu veröffentlichten Ausgaben und Artikeln (Lesen und Download) ohne Registrierung oder Kosten.

Voraussetzungen

Die Software kann kostenfrei genutzt werden. Das System wird über einen Server betrieben, für den in der Regel ein Dienstleister benötigt wird. Die notwendige Speicherkapazität hängt dabei vom geplanten Umfang des Journals ab. Der Zugriff auf OJS erfolgt über einen Internet-Browser auf dem eigenen Arbeitsplatzrechner, zusätzliche Hard- oder Software muss für die Redaktion nicht bereitgestellt werden. Für die erstmalige Einrichtung des Journals empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit Expert/innen.

Der Betrieb eines Servers und die Registrierung einer Domain sind mit Kosten verbunden, auch für die erstmalige Einrichtung der Zeitschrift, Schulungen und technischen Support können Kosten anfallen. Für die Gestaltung eines Journals kann der Einbezug von professionellen Grafiker/innen sinnvoll sein. Vielfach bieten Infrastruktureinrichtungen an Universitäten, z.B. Bibliotheken oder Rechenzentren, diese Services für Angehörige der eigenen Institution kostenfrei an.

Schulungsbedarf

Redakteur/innen und Herausgeber/innen sollten eine Schulung in OJS besuchen oder sich intensiv in die Software einarbeiten, um die Zeitschriftenverwaltung möglichst effizient zu gestalten und Anfragen von Nutzer/innen beantworten zu können.

Leser/innen, Autor/innen und Gutachter/innen können OJS in der Regel intuitiv nutzen, es empfiehlt sich aber, einen Leitfaden für Autor/innen und Gutachter/innen zur Verfügung zu stellen.